Macros: cuándo automatizar y cuándo no tocarlo

Una macro es una serie de acciones grabadas o programadas que la hoja de cálculo ejecuta a la orden. Bien usada, convierte veinte minutos diarios en un botón. Mal usada, crea una dependencia que nadie puede mantener.

Grabar la primera

La forma de empezar no es escribir código, sino grabar lo que ya haces.

En Calc: hay que activarlo primero en Herramientas → Opciones → LibreOffice → Avanzado → Habilitar grabación de macros. Después, Herramientas → Macros → Grabar macro.

En Excel: pestaña Vista → Macros → Grabar macro, o la pestaña Programador si la tienes activada.

A partir de ahí, cada cosa que hagas queda registrada. Cuando pares la grabación, tienes el código. Y ese código es la mejor forma de aprender: haces algo, miras qué instrucción ha generado.

Los casos donde una macro compensa

La regla que se suele usar: si la tarea es idéntica, se repite al menos una vez al mes y cuesta más de diez minutos, la macro se paga sola en el primer trimestre.

El riesgo que casi nadie evalúa

Las macros crean una dependencia invisible. Al cabo de un tiempo hay un archivo del que depende un proceso de la empresa, con código que escribió alguien concreto, sin documentación y sin nadie capaz de tocarlo.

Toda macro que sobrevive tres años acaba siendo infraestructura crítica. La diferencia entre una herramienta y una bomba de relojería es si alguien más sabe cómo funciona.

Cuatro medidas que lo evitan y cuestan muy poco:

1. Comentar el código. Qué hace, quién lo hizo, cuándo y de qué depende.
2. Guardar una copia del proceso manual. Un documento corto que explique cómo se hacía a mano, por si hay que volver.
3. No dar por hecha la estructura. Si la macro asume que la columna D es el importe, el día que alguien inserte una columna dará resultados equivocados sin avisar.
4. Que la macro avise si algo no cuadra en lugar de seguir adelante en silencio.

VBA frente a LibreOffice Basic

Son lenguajes distintos y no intercambiables. VBA es el de Excel, con décadas de código escrito detrás y una comunidad enorme. LibreOffice Basic es el de Calc, con menos ejemplos disponibles pero con una ventaja: LibreOffice también admite Python y JavaScript para macros, lo que abre la puerta a herramientas mucho más serias.

Esta incompatibilidad es la razón principal por la que muchas empresas no pueden abandonar Excel aunque quieran: no es el programa, es la deuda de macros acumulada.

Cuándo la respuesta es no usar macros

Hay un punto en el que automatizar una hoja de cálculo deja de ser buena idea. Las señales son claras:

• La macro tiene más de doscientas líneas.
• Depende de varios archivos que deben estar en rutas concretas.
• La ejecuta alguien que no sabe qué hace.
• Si falla, nadie se entera hasta que aparece un número raro.

Cuando se cumplen dos o más, lo que hay ahí no es una hoja de cálculo automatizada: es una aplicación mal hecha. Y la respuesta correcta ya no es otra macro, sino una herramienta pensada para eso.