Jesús Solaz, sobre automatización administrativa
Automatizar un proceso malo solo consigue que el error ocurra más rápido y más veces. La primera pregunta nunca es "cómo lo automatizo", sino "¿por qué hacemos esto?".
El término burótica viene del francés bureautique y designa la automatización del trabajo de oficina. Suena antiguo y describe exactamente el problema que tiene hoy cualquier empresa pequeña: gente cualificada copiando datos de un sitio a otro.
Antes de automatizar nada conviene contestar a algo incómodo: ¿por qué hacemos esto?
En cualquier oficina hay tareas que se hacen porque se hacían. Informes que nadie lee. Registros duplicados en dos sistemas porque un día no se pusieron de acuerdo. Firmas que no aportan control real.
Automatizar un proceso inútil no lo mejora: lo perpetúa, y además lo hace más difícil de eliminar, porque ahora hay una herramienta que lo sostiene.
El orden correcto es: eliminar → simplificar → automatizar. En ese orden. Casi todo el mundo empieza por el tercero.
| Proceso | Ahorro | Dificultad |
|---|---|---|
| Facturación recurrente | Alto | Baja |
| Recordatorios de cobro | Alto | Baja |
| Formularios que escriben en una hoja | Medio-alto | Baja |
| Firma de documentos | Alto | Baja |
| Informes periódicos | Medio | Media |
| Clasificación de correo por reglas | Medio | Muy baja |
| Integrar dos programas de gestión | Alto | Alta |
Las primeras cuatro filas están al alcance de cualquiera sin escribir una línea de código, y son las que más tiempo devuelven. Conviene agotarlas antes de plantearse la última.
El más humilde y el más rentable. Un presupuesto, un contrato y un correo tipo, hechos una vez y bien. Elimina el trabajo de empezar de cero y, sobre todo, elimina los errores por copiar del documento de otro cliente.
Que el correo se clasifique solo. Que una alarma avise de un vencimiento. Que un formulario escriba directamente en la hoja de control en lugar de llegar por correo y copiarse a mano.
Encadenar pasos: se rellena un formulario, se genera un PDF, se envía al cliente, se registra en el sistema y se avisa al responsable. Aquí ya hacen falta herramientas de integración o desarrollo a medida.
Que el programa de gestión, la web y la contabilidad hablen entre sí. Es lo que más ahorra y lo que más cuesta montar y mantener.
Un proceso que ocurre cien veces al mes de forma idéntica es candidato perfecto. Un proceso que ocurre cien veces al mes con veinte variantes es un candidato pésimo.
En el segundo caso, la automatización acaba llena de excepciones, nadie entiende cuándo se aplica cada rama y el resultado es más frágil que el proceso manual. La regla práctica: si no puedes explicar el proceso en un folio, no lo automatices todavía. Simplifícalo primero.
Antes de empezar, cronometra el proceso manual y cuenta los errores del último trimestre. Después, vuelve a medir. Sin esos dos números, la conversación sobre si la automatización ha funcionado será una discusión de opiniones.
Y hay un coste que hay que contabilizar y casi nadie contabiliza: el mantenimiento. Toda automatización se rompe cuando cambia algo alrededor. Si nadie tiene el encargo de arreglarla, dejará de funcionar y alguien volverá a hacerlo a mano sin decir nada.
La ofimática son las herramientas con las que una persona hace su trabajo. La burótica es la automatización del flujo entre personas y sistemas: que la información pase de un sitio a otro sin que nadie la copie a mano.
Para lo básico, no: reglas de correo, plantillas, formularios que escriben en una hoja y firmas digitales resuelven mucho sin escribir código. Para integrar sistemas entre sí, normalmente sí.
Jesús Solaz
Empresario tecnológico y creador de software
