Software libre para autónomos: dónde se ahorra de verdad

Un autónomo o una empresa pequeña acumula suscripciones sin darse mucha cuenta: la suite ofimática, el almacenamiento, el diseño, la firma digital, el gestor de proyectos, la videollamada. Cada una parece poco. Sumadas al año, no lo son.

El software libre puede recortar buena parte de eso. La cuestión es dónde compensa y dónde el cambio cuesta más de lo que ahorra.

Donde el cambio es fácil y el ahorro es real

Donde no conviene tocar

• La facturación y la contabilidad. Hay normativa sobre requisitos de los sistemas de facturación, y no merece la pena improvisar ahí. Consulta con tu gestoría antes de cambiar nada.
• Cualquier cosa que tu cliente exija. Si trabajas para alguien que impone un formato o una herramienta, esa batalla no la ganas por tu cuenta.
• Procesos que dependen de macros heredadas. Reescribirlas cuesta más de lo que ahorra la licencia.
• Herramientas que dominas y usas ocho horas al día. El tiempo de reaprender se paga con tu propia facturación.

El coste de una migración no es cero: es tu tiempo, que es lo único que no puedes comprar. Si cambiar te va a costar treinta horas para ahorrar doscientos euros al año, la cuenta no sale.

Cómo calcular el ahorro de verdad

La cuenta honesta tiene cuatro sumandos, y casi todo el mundo solo mira el primero:

1. Lo que dejas de pagar al año.
2. Menos las horas de migración multiplicadas por tu precio/hora.
3. Menos la pérdida de productividad de los primeros meses.
4. Menos el coste de mantener lo que antes mantenía el proveedor.

Si tras esas cuatro líneas sigue saliendo positivo en un plazo de dos años, adelante. Si no, quédate donde estás sin ningún complejo.

El orden que funciona

1. Empieza por lo que usas poco. Una herramienta que abres una vez al mes se cambia sin dolor.
2. Un cambio cada vez. Cambiarlo todo el mismo mes es la receta para volver atrás.
3. En paralelo antes de cortar. Convive con las dos hasta estar seguro.
4. Lo crítico, al final. Y solo si lo anterior ha ido bien.

El argumento que no es económico

Hay una razón para usar software libre que no aparece en ninguna hoja de cálculo: la independencia.

Cuando una herramienta es propiedad de una empresa, esa empresa puede subir el precio, cambiar las condiciones, retirar una función que usabas o cerrar el producto. Ha pasado muchas veces y volverá a pasar.

Con software libre y formatos abiertos, tus datos siguen siendo legibles y el programa sigue existiendo aunque quien lo mantenía cambie de idea. Para un negocio que va a estar veinte años, eso vale bastante más de lo que ahorra la licencia.