Trabajar con LibreOffice sin pagar licencias ni complicarte

Una empresa de ocho personas paga cada año una cantidad nada despreciable en licencias ofimáticas. En muchos casos, para hacer presupuestos, cartas y controles de gastos. LibreOffice cubre eso perfectamente y es gratuito, incluido el uso comercial.

La migración falla cuando se instala y ya está. Sale bien cuando se toman tres decisiones antes.

Decisión 1: en qué formato vas a guardar

Es la más importante y la que genera todas las quejas si se toma mal.

• Si tus archivos se quedan dentro: deja el formato nativo, .ods y .odt. Es estándar y no pierde nada.
• Si intercambias mucho con gente que usa Microsoft Office: configura el guardado por defecto en .xlsx y .docx. Te ahorras que todo el mundo pregunte qué es ese archivo que no puede abrir.

Se cambia en Herramientas → Opciones → Cargar/Guardar → General, en el apartado «Formato de archivo predeterminado».

Decisión 2: las tipografías

Aquí está la causa real de la mayoría de los «se me descuadra el documento». Si un archivo usa una fuente que no tienes, LibreOffice la sustituye por otra, y la sustituta ocupa un espacio distinto: se mueven los saltos de página y las tablas.

La solución es instalar las tipografías comunes en el equipo. En Linux, el paquete de fuentes de Microsoft se instala desde los repositorios; en Windows y macOS ya suelen estar.

Nueve de cada diez problemas de compatibilidad entre suites no son problemas de la suite: son fuentes que faltan.

Decisión 3: qué sale hacia fuera

La regla que evita la mitad de los conflictos: todo lo que sale de la empresa y no debe modificarse, sale en PDF. Presupuestos, facturas, informes, contratos firmados.

Solo se envía un archivo editable cuando la otra parte tiene que editarlo de verdad. Y en ese caso, en su formato.

Configuración inicial recomendada

1. Guardado automático cada 5 minutos. Herramientas → Opciones → Cargar/Guardar → General. Está desactivado por defecto y es lo primero que hay que cambiar.
2. Avisar al guardar en formato ajeno: desactiva ese aviso si vas a trabajar siempre en .xlsx, o se hace insoportable.
3. Diccionario en español y, si escribes mucho, la extensión LanguageTool.
4. Interfaz. En Ver → Interfaz de usuario puedes elegir la disposición en pestañas, mucho más parecida a la de Office. Facilita la transición del equipo.
5. Datos del usuario en Herramientas → Opciones → Datos de identidad: es lo que aparece en los comentarios y en el control de cambios.

Plantillas: la parte que decide si la migración cuaja

Un equipo abandona una herramienta nueva cuando tiene que rehacer cosas que antes tenía hechas. Antes de la migración conviene preparar:

• Plantilla de presupuesto con el logotipo, los datos fiscales y el cálculo de IVA.
• Plantilla de carta y de informe con los estilos ya definidos.
• Plantilla de hoja de control con los encabezados y el formato habitual.

Se guardan en Archivo → Plantillas → Guardar como plantilla y se ponen en una carpeta compartida para que todo el mundo parta de lo mismo.

La migración por fases

La fase 4 es la que decide. Si la empresa tiene libros con macros de VBA que sostienen procesos, esos puestos van a necesitar Excel o una reescritura. Saberlo al principio evita una migración a medias.