Trabajar desde el móvil: qué se puede y qué no conviene

Hay una forma equivocada de plantear la ofimática móvil: intentar hacer en el teléfono lo mismo que en el ordenador, con más esfuerzo. Y hay una forma útil: identificar qué tareas ganan por hacerse en movilidad.

Lo que sale bien en un móvil

• Consultar un dato. Un precio, un teléfono, una referencia. Es el uso número uno y el que más tiempo ahorra.
• Registrar algo en el momento. Anotar horas, gastos o incidencias cuando ocurren, en lugar de apuntarlo en un papel que se pierde.
• Fotografiar un documento y convertirlo en PDF. Las aplicaciones de escaneo actuales hacen esto sorprendentemente bien.
• Firmar y devolver un documento sin pasar por el ordenador.
• Aprobar o revisar lo que ha hecho otra persona.

Lo que es una trampa

• Construir una hoja desde cero. Vas a tardar cinco veces más y va a quedar peor.
• Redactar documentos largos. Un correo, sí; un informe, no.
• Formatear. Ajustar columnas, bordes y estilos con el dedo es una pérdida de tiempo pura.
• Trabajar con archivos pesados. Un libro con miles de fórmulas puede ni abrirse.

El móvil es excelente para meter y consultar información. Es pésimo para construir información. Casi toda la frustración viene de confundir las dos cosas.

Cómo preparar un archivo para que se deje usar en el móvil

Este es el punto que nadie explica y el que más diferencia marca. Una hoja pensada para móvil se maneja bien; una hoja de escritorio metida en un móvil es un suplicio.

1. Pocas columnas. Cinco o seis como mucho en la vista principal. Lo demás, en otra pestaña.
2. Inmoviliza la primera fila para no perder los encabezados al desplazarte.
3. Listas desplegables en vez de texto libre. Escribir en un móvil es lento; elegir es rápido y además evita errores.
4. Nada de fórmulas dentro de las celdas de entrada. Los cálculos, en otra pestaña, para que no se pisen sin querer.
5. Columnas anchas y letra legible. Lo que en pantalla grande es sobrio, en un móvil no se lee.

Las aplicaciones

Los complementos que sí cambian el día a día

• Un escáner decente. Convertir facturas en PDF legibles en el momento evita el montón de papeles del final de mes.
• Un gestor de archivos serio que hable con tu almacenamiento en la nube.
• Un teclado físico plegable si pasas mucho tiempo fuera. Cambia por completo lo que puedes hacer.

La conclusión práctica

El objetivo razonable no es sustituir el ordenador. Es eliminar el tiempo muerto entre que algo pasa y queda registrado: la hora trabajada, el gasto, la incidencia, la firma. Ahí el móvil no tiene rival, y es donde más dinero recupera un autónomo o una pyme.