Jesús Solaz, sobre gestión del trabajo
Antes de pagar una suscripción mensual por una herramienta de gestión, merece la pena comprobar si el problema se resuelve con una hoja de cálculo de tres pestañas. Muchas veces sí.
Existe un mercado enorme de herramientas de gestión de proyectos por suscripción. Muchas son buenas. Y muchas se contratan para resolver un problema que una hoja de cálculo de tres pestañas resolvía igual de bien y gratis.
La clave está en montarla bien, porque una hoja mal montada sí es peor que cualquier herramienta.
Una fila por tarea. Columnas mínimas:
| Columna | Contenido | Tipo |
|---|---|---|
| ID | Número correlativo | Número |
| Tarea | Qué hay que hacer, en verbo | Texto |
| Proyecto | A qué pertenece | Lista desplegable |
| Responsable | Una sola persona | Lista desplegable |
| Estado | Pendiente / En curso / Bloqueada / Hecha | Lista desplegable |
| Fecha límite | AAAA-MM-DD | Fecha |
| Horas previstas | Estimación | Número |
| Horas reales | Lo que costó | Número |
Las columnas de estado, proyecto y responsable tienen que ser listas desplegables. Si se escriben a mano, en dos semanas habrá cuatro formas de escribir «en curso» y ningún resumen funcionará.
Los valores de los desplegables: proyectos, personas, estados. Añadir un proyecto es escribirlo aquí, no editar veinte validaciones.
Solo fórmulas, ninguna entrada de datos:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Tareas.D:D;A2;Tareas.E:E;"Pendiente")=CONTAR.SI.CONJUNTO(Tareas.F:F;"<"&HOY();Tareas.E:E;"<>Hecha")La regla de oro: los datos se escriben en un sitio y se leen en otro. En cuanto alguien empieza a escribir a mano en la pestaña de resultados, el sistema está muerto.
La columna de horas reales es la que convierte esto en algo útil de verdad. Con tres meses de registro se puede responder a preguntas que de otro modo se contestan a ojo:
La respuesta a la última suele ser incómoda, y por eso es la más valiosa. Casi todo el mundo subestima de forma sistemática, y saber en qué proporción permite corregir las estimaciones futuras multiplicándolas por un factor.
Hay señales claras de que se ha llegado al límite:
La última es la definitiva. Cuando aparecen copias paralelas, el sistema ya ha dejado de existir aunque el archivo siga ahí.
Cuando más de tres personas necesitan editar a la vez, cuando hace falta histórico y auditoría, o cuando el archivo tarda en abrirse. Antes de eso, la hoja suele ganar por flexibilidad y coste.
Muchísimo, y es lo que menos gente hace. Sin registro de horas no se sabe cuánto cuesta realmente cada tipo de trabajo, y sin eso los precios se ponen a ojo.
Jesús Solaz
Empresario tecnológico y creador de software
