Convertir un archivo no es copiarlo. Cada formato entiende cosas distintas, y lo que uno no entiende, lo descarta sin avisar. Estas son las pérdidas habituales y cómo verlas a tiempo.
La conversión entre formatos de hoja de cálculo funciona muy bien para lo esencial —datos, fórmulas, formatos básicos— y falla en los bordes. El problema es que falla en silencio: nadie te avisa de que un formato condicional se ha quedado por el camino.
Lo que se pierde y por qué
Elemento
ODS → XLSX
Cualquiera → PDF
Datos y fórmulas básicas
Se mantienen
Se congelan como texto
Macros
Se pierden (Basic ≠ VBA)
Se pierden
Formato condicional complejo
Riesgo alto
Se ve el resultado
Gráficos avanzados
Pueden simplificarse
Se convierten en imagen
Validación de datos
Suele mantenerse
Se pierde
Comentarios y notas
Se mantienen
No salen salvo que se pidan
Filas y columnas ocultas
Se mantienen ocultas
No se imprimen
La fila de las macros es la definitiva: LibreOffice Basic y VBA no son compatibles. Un libro con macros que pasa por una conversión llega al otro lado sin automatización, aunque los datos estén perfectos.
El error más caro: convertir y no mirar
Casi todos los desastres de conversión tienen el mismo patrón: se convierte, se envía y se descubre el problema cuando el destinatario responde. Evitarlo cuesta un minuto.
Regla mínima: abre siempre el archivo convertido antes de enviarlo, y comprueba el total. Si el número de abajo cuadra, casi todo lo demás cuadra.
Comprobaciones antes de enviar
El total general. Anota la cifra antes de convertir y compárala después. Es la comprobación que más errores caza con menos esfuerzo.
Busca errores. Con Ctrl+B, activa expresiones regulares y busca #(REF|VALOR|N/D|DIV). Si aparece algo, hay referencias rotas.
Mira la última fila y la última columna. Los recortes de datos suelen quedarse al final.
Revisa las fechas. Es donde más se rompe la conversión, sobre todo si hay mezcla de formatos regionales.
Comprueba los decimales. Punto y coma cambian de sitio entre configuraciones y convierten 1.234 en mil doscientos treinta y cuatro o en uno coma dos.
PDF: los ajustes que hay que tocar
Un PDF de hoja de cálculo sale mal por defecto casi siempre. Antes de exportar:
Formato → Estilo de página → Hoja: marca «Ajustar impresión a» y pon 1 página de ancho, sin límite de alto.
Define el área de impresión (Formato → Intervalos de impresión) para no exportar mil filas vacías.
Repite la fila de encabezado en todas las páginas, en la misma ventana.
En Exportar como PDF, revisa la pestaña de seguridad si el documento sale de la empresa y la de «General» para no incrustar datos del autor sin querer.
Cuando la fidelidad es crítica
Si el archivo va a un organismo oficial o a un cliente que lo va a auditar, hay una regla que evita discusiones: envía las dos versiones. El archivo editable en el formato que te pidan y un PDF de cómo debe verse. Si algo se descoloca en su ordenador, el PDF establece cuál era el resultado correcto.
Y si el archivo se genera de forma recurrente, automatiza la conversión con la línea de comandos en lugar de repetirla a mano: un proceso automático se equivoca siempre igual, y eso al menos se detecta.
Preguntas frecuentes
¿Se pierden las fórmulas al convertir de ODS a XLSX?
Las fórmulas estándar, no. Lo que puede fallar son funciones que existen en un programa y no en el otro, y las referencias a otros archivos, que a veces se rompen.
¿Por qué mi PDF sale con las columnas cortadas?
Porque la hoja es más ancha que la página. Se arregla antes de exportar, en Formato → Estilo de página → Hoja, ajustando la escala a «Ajustar impresión a un número de páginas» de ancho.
