¿Qué es y para qué sirve la ofimática?

La ofimática (burótica) es la disciplina que se enfoca en automatizar y optimizar las tareas y funciones diarias en la oficina. Habitualmente, comprende las herramientas, aplicaciones y tecnicas informáticas que facilitan la gestión más eficiente de las tareas administrativas. Por ello, incluye desde los procesadores de texto y programas de administrar bases de datos, hasta dispositivos inteligentes como "Alexa" que pueden servir para agendar tareas de una formá más inteligente y eficaz.

Si quieres profundizar en el tema, también puedes leer este análisis sobre las ventajas y desventajas de la ofimática, descubrir opciones de programas de ofimática gratuitos con LibreOffice y entender cómo evoluciona todo esto hacia la automatización inteligente de oficina.

Tipos y subtipos principales de ofimática

1. Ofimática local o de escritorio: son todos los softwares, sistemas y aplicaciones de ofimática que requieren ser instalados en un ordenador para funcionar. A pesar de que las aplicaciones ofimáticas de escritorio cuentan con funciones de red, su principal objetivo es operar en cualquier entorno, es decir, tanto online como offline. Suele tratarse de herramientas bastante completas con numerosas posibilidades, pero su accesibilidad es muy reducida.
2. Ofimática online: comprende todos los sistemas, aplicaciones y softwares que funcionan mediante una plataforma online, de manera que no requieren la instalación en un equipo, sino que trabajan mediante el acceso a Internet. Son herramientas que se alojan en la nube, lo que permite almacenar o compartir archivos de forma rápida y eficaz, a la vez que facilita el acceso a los mismos desde cualquier ordenador y lugar del mundo.

¿Para qué sirve la ofimática?

En el día a día de una oficina, las herramientas y aplicaciones ofimáticas permiten crear, gestionar, compartir y almacenar todo tipo de archivos o información relevante para el entorno empresarial. Gracias a la ofimática, es posible desarrollar y editar archivos de texto, crear hojas de cálculo y análisis de datos, realizar presentaciones visuales y tramitar archivos de manera más rápida y sencilla. También facilita la comunicación a distancia, la administración de las tareas empresariales y la gestión de todo tipo de bases de datos.

Los programas de ofimática más útiles y populares

Gracias al desarrollo de la tecnología, en la actualidad las empresas cuentan con un número considerable de programas de ofimática que les ayudan a gestionar sus tareas cotidianas y optimizar el flujo de trabajo. No obstante, existen algunos programas de ofimática “básicos” que están presentes en muchísimas oficinas:

1. Microsoft Word. Se trata del procesador de texto más popular del mundo, una herramienta desarrollada por Microsoft que está enfocada en facilitar la creación, edición y modificación de documentos en forma de texto.
2. Microsoft Excel. Es un software de oficina desarrollado por Microsoft que consiste en una hoja de cálculo muy versátil para gestionar bases de datos, automatizar algoritmos aritméticos, realizar operaciones matemáticas y generar gráficas.
3. Microsoft Powerpoint. Desarrollado también por Microsoft es, sin duda, uno de los programas por excelencia para desarrollar presentaciones. Permite generar presentaciones dinámicas mediante la inserción de imágenes, vídeos y sonidos.
4. Microsoft Access. Este software diseñado por Microsoft facilita la creación y gestión de bases de datos, lo que lo convierte en un aliado perfecto para las tareas de contabilidad, el control de inventarios, el registro de libros y la gestión de pedidos y proveedores.
5. Outlook. Junto a Gmail, es uno de los programas de correo electrónico más utilizados. Además de facilitar el contacto con otras personas y el intercambio de archivos e información de manera virtual, permite administrar calendarios, gestionar reuniones y crear un directorio de contactos.
6. LibreOffice. Es una suite ofimática de código abierto y gratuita, ampliamente utilizada como alternativa a Microsoft Office. Incluye aplicaciones como Writer (procesador de textos), Calc (hojas de cálculo), Impress (presentaciones), Base (bases de datos), Draw y Math. Está orientada a la creación, edición y gestión de documentos ofimáticos con altos estándares de compatibilidad con formatos de Microsoft y es especialmente valorada por su flexibilidad, seguridad y ausencia de costes de licencia.

Las ventajas y desventajas de utilizar la ofimática en las empresas

La adopción de herramientas ofimáticas en las empresas contribuye a agilizar las tareas administrativas, optimizar los procesos internos y mejorar la gestión de la información. Como resultado, se logra una reducción notable de los costes operativos, un aprovechamiento más eficiente del tiempo y un mayor nivel de productividad y control organizativo.

No obstante, la ofimática también presenta ciertas limitaciones. La dependencia de la energía eléctrica, los riesgos asociados a la privacidad de los datos, los posibles errores de los sistemas o las incidencias en la red pueden afectar de forma puntual al normal funcionamiento empresarial. Por este motivo, resulta imprescindible que las organizaciones dispongan de protocolos y planes de contingencia que permitan anticiparse y responder eficazmente ante este tipo de situaciones.